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客服售後

出貨延遲道歉訊息

輸入延遲原因與預計到貨時間,一次生出誠懇道歉、講清楚原因與新時程、並附補償方案的訊息,把『等到不耐煩』的客人穩住,避免棄單退款與負評。

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怎麼運作

你填延遲原因與預計新的出貨/到貨時間、選延遲情境(缺貨補貨/物流塞車/連假/預購延期等)與通知時機(主動通知/回覆催單),AI 會回傳一段道歉訊息——先誠懇致歉、再坦白說明延遲原因、接著給明確的新時程、附上補償方案,必要時給客人『續等 or 取消退款』的選擇權,最後留聯絡方式,並附『內部備註』提醒補償幅度與風險,可直接複製傳給客人。

什麼時候用得上

  • 蝦皮商品熱賣補貨來不及,要主動發訊息通知已下單客人會晚幾天出,附小補償穩住對方
  • 遇到連假或雙11物流大塞車,宅配普遍延遲,需要一封不是你的錯但仍誠懇致歉並給新時程的訊息
  • 預購商品到貨時間往後延,要通知預購客人最新進度,避免他們以為被放鳥而退款
  • 客人已經來訊催『我的東西怎麼還沒出貨』,需要先道歉安撫、說明卡在哪、給明確何時出貨的回覆
  • 供應商斷貨短期出不了,要主動給客人『續等小補償 or 取消全額退』兩個選項,把主導權交回客人手上降低客訴

使用小技巧

  • ·主動通知永遠贏被動被追問——在客人發現之前先傳訊息道歉並給新時程,客人多半願意等;等到他來罵你才回,好感度已經先扣一半,本工具支援『主動通知』模式
  • ·道歉要給『明確的新時間』而不是『盡快』——『盡快出貨』等於沒講,客人只會更焦慮;給一個具體日期或天數(並抓得保守一點寧可提早),是安撫最有效的關鍵
  • ·原因要坦白但簡短,不要找一堆藉口——『太熱賣補貨中』『連假物流量大』一句帶過即可,重點放在『接下來怎麼補救』,過度解釋反而顯得在卸責
  • ·補償方案不用大,但要有誠意——一張小折價券、下次免運、小贈品,比空口道歉有用得多;幅度本工具會給建議區間,你可依成本自行增減
  • ·延遲較久或無法掌握時,主動給『續等 or 取消全額退』兩個選項,把選擇權還給客人,會比硬留住他更少客訴與負評;本工具在嚴重延遲情境會自動帶這個選項

平台特化提醒

蝦皮:有出貨時限規範,逾期未出貨可能被系統自動取消訂單或影響賣場分數,延遲時務必主動聯繫並視情況處理;聊聊回覆要快。momo/PChome:多有承諾到貨時效,延遲需透過客服與訂單系統處理,訊息宜正式並附訂單編號。自架官網:可用 email/LINE/簡訊主動通知,附上訂單編號與新時程連結。涉及補償(折價券、退運費)時,金額與條件依自家政策決定,訊息中先以方案呈現、不要亂承諾無法兌現的補償。

常見問題

為什麼要主動通知,不等客人問再說?

因為主動道歉的客人多半願意等,被動被追問的客人好感已經先扣一半,還更容易直接退款或留負評。選『主動通知』模式,工具會用在客人發現前就誠懇致歉+給新時程的語氣,把延遲變成展現負責任的機會。

新時程可以寫『盡快出貨』嗎?

非常不建議。『盡快』等於沒講,只會讓客人更焦慮。工具一定會用你提供的具體日期或天數,並建議你抓保守一點、寧可提早出貨給驚喜。給明確時間是安撫最有效的關鍵。

補償一定要給嗎?要給多少?

不一定要大,但有誠意的小補償(折價券、下次免運、小贈品)比空口道歉有用很多。工具會在【內部備註】給你建議補償幅度區間,實際金額由你依商品毛利與延遲長度決定,訊息中不會替你寫死無法兌現的數字。

延遲很久、我自己也不確定時間怎麼辦?

選『嚴重延遲/無法掌握時程』情境,工具會主動在訊息裡給客人『續等(附補償)or 取消全額退』兩個選項,把選擇權交回客人手上。這種做法看似可能流失訂單,實際上比硬留人更少客訴與負評。

蝦皮有出貨時限,延遲會不會被系統取消訂單?

有可能。蝦皮有出貨時限規範,逾期未出貨可能被系統自動取消或影響賣場分數。工具會在【內部備註】提醒你延遲時除了通知客人,也要在平台端先處理(延長備貨、聯繫平台客服),避免訂單在你補貨前就被取消。

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